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迎賓需要注意的禮儀 - 文明出國(guó)(2)
第四,需要擬定接待計(jì)劃。在接待外國(guó)來賓這前,應(yīng)當(dāng)認(rèn)真草擬一份周詳?shù)慕哟?jì)劃,以便使接待工作減少周折,可以更好地按部就班地進(jìn)行。在擬定之前,要充分了解來訪者有無(wú)特殊的要求。本互助互利、交往對(duì)等的原則,在力所能及的情況之下,應(yīng)當(dāng)盡可能地滿足來訪者一切正當(dāng)合理的要求,并將其列入接待計(jì)劃之中。在一般情況下,一份外事接待活動(dòng)的計(jì)劃,就是指南和行動(dòng)綱領(lǐng)。這體上包括膳宿安排、交通工具、會(huì)見會(huì)談,參觀訪問,文娛活動(dòng),異地瀏覽,新聞報(bào)道、記者招待會(huì)、安全保衛(wèi)、突發(fā)事件、禮品準(zhǔn)備、人員配備、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等基本內(nèi)容。正式的接待計(jì)劃一擬定,應(yīng)盡快報(bào)請(qǐng)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)。此后,應(yīng)立即報(bào)送與接待工作有關(guān)的外事、公安、安全、新聞、接待等具體工作部門。在必要時(shí),還須告之我駐外機(jī)構(gòu)。與此同時(shí),亦應(yīng)將我方接待計(jì)劃主要內(nèi)容通報(bào)給外方,并聽取建議、意見或要求。
第五, 需要掌握人員狀況。詳而 論之,接待方必須盡可能地對(duì)其中主要人物的基本情況有所了解。對(duì)于對(duì)方的姓名、性別、年齡、婚否、籍貫、民族、宗教信仰、政治傾向、所屬黨派、職務(wù)級(jí)別、學(xué)歷學(xué)問、業(yè)務(wù)能力、專長(zhǎng)愛好、主要禁忌等。若來訪者以前曾經(jīng)來華進(jìn)行過訪問,則最好對(duì)當(dāng)時(shí)我方的接待規(guī)格、接待方案進(jìn)行必要的借鑒。另一方面,則應(yīng)當(dāng)對(duì)我方負(fù)責(zé)接待工作的人員進(jìn)行精心的選擇。在準(zhǔn)備接待工作時(shí),必須確定專門負(fù)責(zé)此事的工作人員。如有必要,還須組成專門的接待班子,專司此事,專負(fù)其責(zé)。在挑選接待人員時(shí),尤其是那些直接面對(duì)外國(guó)來訪者的迎送人員、翻譯人員、陪同人員、安全保衛(wèi)人員以及司機(jī)時(shí),要優(yōu)中選優(yōu),切勿濫竽充數(shù)。除了儀表堂堂、身體健康、政治可靠、業(yè)務(wù)上乘之外,還應(yīng)將反應(yīng)敏捷、善于交際、責(zé)任心強(qiáng)列入用人的基本條件之。
接待人員一經(jīng)確定后,要進(jìn)行專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn),并要對(duì)其進(jìn)行必要的外事紀(jì)律和國(guó)際禮俗等方面的教育。迎接外國(guó)來賓之時(shí)的禮儀操作,通常會(huì)涉及到以下三個(gè)主要方面。
其一,是舉行歡迎儀式。
其二,是舉辦專門宴會(huì)。
其三,是認(rèn)真話別送行。
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